Het stellen van vragen is vaak niet zo moeilijk, maar het stellen van de juiste vragen is dat wél. Bovendien is het voor een goede communicatie belangrijk dat je op het juiste moment de juiste vragen stelt. Ook de manier waarop je een vraag stelt, bepaalt voor een groot deel wat voor antwoord je krijgt. Realiseer je dat de vraag die je stelt sterk bepalend kan zijn voor het verdere verloop van het gesprek. Als je meteen met de deur in huis valt met een scherpe vraag, is de toon meteen gezet en bereik je mogelijk niet je doel. 

Bij het stellen van vragen kun je kiezen uit een breed palet van vragen, zoals gesloten vragen, open vragen, suggestieve vragen en toetsende vragen. Hierin zit wel overlap: een open vraag kan gelijktijdig suggestief zijn, een gesloten vraag kan toetsend zijn, etc. 

Voor een goede communicatie is het belangrijk dat je je standpunten, vragen en gedachten zo helder mogelijk formuleert. Hoe onduidelijker je formuleert, des te groter het risico is dat je gesprekspartner niet begrijpt wat je bedoelt. Hoewel de ene mens van nature beter kan formuleren dan de andere, is het wel mogelijk om dit te leren, al vereist dat wel oefening.

De volgende aandachtspunten kunnen je helpen om helder te formuleren:

• Gebruik zo weinig mogelijk moeilijke woorden: zo min mogelijk jargon en zo weinig mogelijk Engelse termen. Dus gebruik in plaats van ‘evident’ gewoon ‘duidelijk’, en zeg gewoon dat je even wilt overleggen, in plaats van ‘levelen’. De ander is misschien niet op de hoogte van dit soort woorden. 
• Gebruik voorbeelden die ondersteunen wat je bedoelt én die aansluiten bij de belevingswereld van je gesprekspartner. Probeer in je argumentatie concrete voorbeelden van de werkvloer te gebruiken. 
• Gebruik geen lange zinnen, maar probeer kort en bondig te zeggen wat je bedoelt. Ook te veel herhalen is niet goed, want dan raakt je gesprekspartner alleen maar de draad kwijt. 
• Bereid je gesprek goed voor. Als je vooraf bedenkt wat je wilt zeggen én hoe je dit gaat doen, is het eenvoudiger om helder te formuleren dan wanneer je ter plekke moet improviseren. Er is niks mis mee om een tekst vooraf uit te schrijven als je hiermee de kans vergroot dat de ander na afloop van het gesprek begrijpt wat je bedoelt.

Om te controleren of je de ander goed begrepen hebt én of je goed hebt geluisterd, is het belangrijk om het besprokene regelmatig kort samen te vatten. Dat is niet eenvoudig, want je moet hierbij proberen om in een beperkt aantal zinnen aan te geven waarover je het zojuist geruime tijd hebt gehad. Ook hierbij geldt: oefening baart kunst!

Zorg ervoor dat je samenvatting aan de volgende voorwaarden voldoet:

• Geef een samenvatting in eigen woorden en voorkom dat je je gesprekspartner te veel citeert. Met een samenvatting in eigen woorden kan de ander nagaan of je hem goed hebt begrepen.
• Vat het gesprek zo kort mogelijk samen, maar wel volledig.
• Richt je bij het samenvatten niet alleen op de feiten, maar ook op de gevoelens die je gesprekspartner impliciet of expliciet heeft uitgesproken. Het gaat er immers om dat je begrijpt wat de ander werkelijk bedoelt.
• Vraag aan het eind van de samenvatting aan je gesprekspartner of je het gesprek juist hebt verwoord.

Veel mensen zijn bij communicatie geneigd vooral goed te letten op wat hun gesprekspartner zegt; dit noemen we de verbale communicatie. Maar daarnaast is ook de non-verbale communicatie heel belangrijk. Wat veel mensen zich niet realiseren, is dat non-verbale communicatie vaak veel belangrijker is dan de verbale communicatie. Als iemand zegt dat hij niet boos is maar wel een zeer agressieve houding aanneemt, zal bijna iedere ontvanger van deze boodschap geneigd zijn om aan te nemen dat hij wél boos is. Volgens onderzoekers baseert een ontvanger van een boodschap zich slechts voor 10% op de daadwerkelijke inhoud en voor 90% op de non-verbale communicatie van de zender, waarbij voor die 90% een onderverdeling wordt gemaakt in lichaamstaal (60%) en klank van de stem (30%).

Het is ook belangrijk dat je je bewust bent van je eigen non-verbale communicatie. Je lichaamstaal en intonatie moeten aansluiten bij wat je zegt. Realiseer je dat het niet van belang is hoe jij dénkt dat je overkomt, maar hoe de ander dit ervaart. Misschien heb je weleens meegemaakt dat iemand je ongeïnteresseerd vond, terwijl je je daarvan helemaal niet bewust was. Daarom is het ook bij non-verbale communicatie belangrijk om te oefenen.