5.2 Achtergrond van presenteren

5.2 Achtergrond van presenteren

‘Kun jij overmorgen even een presentatie geven aan het managementteam over de gevolgen van de nieuwe cao voor onze personeelskosten?’

 

Zomaar een verzoek van de financieel directeur van het bedrijf waar jij salarisadministrateur bent. Je hebt de cao al doorgenomen en je bent goed op de hoogte van de wijzigingen ten opzichte van de vorige cao en het effect van de wijzigingen op de personeelskosten. Maar hierover een presentatie geven aan de het managementteam, dat is voor de meeste salarisprofessionals geen dagelijkse kost. Sommigen krijgen het Spaans benauwd bij de gedachte dat ze voor een groep managers moeten spreken, waarna de voorbereiding hen helemaal in beslag neemt.

 

Hoewel zo’n extreme situatie niet vaak voorkomt, hebben heel veel mensen wel last van een bepaalde vorm van ‘presentatieangst’. Zij vinden het moeilijk om een presentatie te geven en zien hier van tevoren erg tegenop. Dit is eigenlijk helemaal niet nodig, want presenteren is een vaardigheid die je echt kunt leren. Zelfs als je van nature heel verlegen bent, kun je leren om op een goede manier te presenteren. Hierbij geldt dat je presenteren vooral leert door het te dóen.

 

Hieronder geven we een aantal handvatten die je hierbij kunnen helpen.

1. Begin op tijd

Open de uitleg 

Het is belangrijk om tijdig met de voorbereiding van je presentatie te beginnen. Je hebt dan voldoende gelegenheid om over de presentatie na te denken, informatie te verzamelen en een beetje te oefenen. Op deze manier kun je vaak al veel stress en spanningen vermijden.

2. Denk goed na over het doel van de presentatie

Open de uitleg 

Stel voor jezelf vast wat je met je presentatie wilt bereiken. Hierbij zijn verschillende doelen denkbaar, bijvoorbeeld informatie geven, kennis overdragen of gedrag beïnvloeden. Het toespreken van een collega tijdens een 25-jarig dienstjubileum heeft echter een heel ander doel (een goede sfeer creëren door iemand in het zonnetje te zetten) dan het informeren van directie en management over de laatste wijzigingen in de Wet op de loonbelasting (informeren). De inhoud van je voordracht wordt altijd bepaald door het doel van de presentatie.

3. Stem je presentatie af op je publiek

Open de uitleg 

Ieder publiek is verschillend, en ieder publiek vereist een andere aanpak: het maakt veel verschil of je een presentatie moet houden voor de directie of voor alle medewerkers, waarbij het ook nog eens uitmaakt in wat voor organisatie je werkt. Je moet zowel de vorm als de inhoud van je presentatie afstemmen op het kennis-, opleidings- en taalniveau van je toehoorders. Zo kun je in een presentatie voor de directie of collega’s best wat jargon gebruiken, maar dit moet je in een presentatie voor alle medewerkers juist vermijden. Ook bij de keuze voor afbeeldingen (grafieken, diagrammen, cartoons) zul je rekening moeten houden met wie je toehoorders zijn.

4. Ga na in wat voor situatie je moet presenteren

Open de uitleg 

Het is verstandig om na te gaan in welke omgeving je spreekt. Zijn er meerdere sprekers of ben je de enige? En als er meerdere sprekers zijn: wanneer ben je aan de beurt? Als je de laatste spreker bent, is het publiek waarschijnlijk al redelijk verzadigd en moet je extra moeite doen om het publiek ‘bij de les’ te houden en bij je presentatie te betrekken.

5. Maak afspraken over de introductie

Open de uitleg 

Het is prettig om van tevoren te weten of je jezelf moet introduceren of dat iemand anders dit doet. Maak hier vooraf afspraken over, zodat je niet volslagen onverwachts jezelf uitgebreid moet voorstellen. Doet een ander de introductie, dan kun je vooraf met die ander afstemmen wat hij in zijn introductie over je zegt.

6. Zorg voor de benodigde hulpmiddelen

Open de uitleg 

Meestal heb je bij een presentatie hulpmiddelen nodig, zoals een laptop, beamer of een microfoon. Moeten anderen dit regelen, maak hier dan goede afspraken over en zorg dat je op de dag van de presentatie op tijd aanwezig bent om te testen of alles werkt. Technische problemen kunnen een presentatie ernstig verstoren en een onervaren spreker in grote verlegenheid brengen.

7. Heb vertrouwen in de goede afloop

Open de uitleg 

Geloof in jezelf en in de boodschap die je in de presentatie wilt overbrengen. Want als jij niet in je verhaal gelooft, doet het publiek dat zeker niet. Je toehoorders zullen het namelijk direct merken/voelen als jij zelf niet gelooft in de boodschap die je wilt overbrengen.

8. Blijf je spanning de baas

Open de uitleg 

De meeste mensen zijn voorafgaand en tijdens hun presentatie in meerdere of mindere mate gespannen. Dat is niet erg; zelfs de beste en meest ervaren sprekers en artiesten ontkomen hier niet aan. Bovendien kan een beetje spanning juist helpen om scherp te blijven.

 

Maar blijf de spanning wel de baas. Zoek hiervoor een manier die goed bij je past. Sommige mensen gebruiken ontspanningsoefeningen, terwijl anderen voor een presentatie naar muziek luisteren of eerst een uurtje intensief sporten.

Tekst gaat verder onder de foto.

Opbouw van je presentatie

Een goede presentatie bestaat in de basis altijd uit drie onderdelen: de inleiding, de kern en het slot.

 

1. Inleiding

 

De inleiding is altijd de basis voor een succesvolle presentatie. Een goede inleiding bevat de volgende onderdelen: 

  • een korte introductie van jezelf;
  • het onderwerp c.q. de boodschap van je presentatie;
  • de opbouw van de presentatie en hoe lang deze duurt;
  • wanneer je publiek vragen kan stellen (tijdens de presentie of liever na afloop).

Maak in je inleiding duidelijk waarom de presentatie zo interessant is en wat het belang van je presentatie is. Je geeft hiermee het publiek een goede reden om te luisteren. Wat vaak goed werkt, is om starten met een originele opening, bijvoorbeeld een recente gebeurtenis uit het nieuws, een leuke anekdote of een grapje. Vanzelfsprekend houd je hierbij rekening met de samenstelling en de achtergrond van je publiek.
 

2. Kern

 

Dit is het belangrijkste onderdeel van de presentatie bevat de meeste informatie.

 

Zorg ervoor dat je boodschap duidelijk is en maak gebruik van de volgende vuistregels:

  • Hanteer een logische opbouw en maak onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
  • Omschrijf en herhaal belangrijke onderdelen in andere bewoordingen of omschrijvingen.
  • Illustreer je presentatie met aansprekende voorbeelden.

Bij veel presentaties wordt gebruikgemaakt van PowerPoint. Let er bij het maken van een presentatie in PowerPoint op dat je je boodschap kort en bondig formuleert. De Amerikaanse komiek Don McMillan heeft de meest gemaakte PowerPoint-fouten op een rij gezet. Kijk maar eens op YouTube. Lach en huiver, maar doe het vooral niet zo!

 

3. Slot

 

Sluit de presentatie altijd af met een korte samenvatting, waarbij het vooral belangrijk is dat je de kernboodschap herhaalt. Je wilt immers dat je publiek die onthoudt!

 

Verder is ook je slotzin van belang, want de laatste zinnen van een goede presentatie blijven meestal het langst hangen. Het is zaak om de boodschap aan het einde van een presentatie pakkend te verwoorden. Besteed hier dus veel aandacht aan als je je presentatie voorbereidt.

 

Tekst gaat verder onder de foto.

Handige presentatietips

Bij presenteren wil je méér dan alleen informatie overbrengen; je wilt jezelf en je boodschap ook op een overtuigende manier neerzetten en een goede indruk maken op je toehoorders. De onderstaande tips kunnen je helpen om je presentatievaardigheden verder te ontwikkelen.

 

1. Let op je lichaamstaal

 

Als je voor een groep staat, is je lichaamstaal cruciaal. Sta rechtop en maak met je houding contact met je publiek, bijvoorbeeld door af en toe een stap naar voren te doen. Heen en weer lopen kan ook helpend zijn, mits je dit niet overdrijft. En let op je handen: stop ze niet je zakken – want dit vermindert het gevoel van betrokkenheid en contact van het publiek – maar gebruik ze om je verhaal te illustreren. En als je ze even niet nodig hebt, houd ze dan rustig naast je lichaam.

 

2. Maak gebruik van stiltes

 

Menig presentator hanteert een stevig tempo, vaak vanuit de gedachte dat een assertieve en dynamische houding noodzakelijk is en dat je bij presenteren vooral veel en enthousiast moet praten. Het eerste is deels waar: een assertieve en dynamische houding kan helpen om een boodschap over te brengen. Maar het is een hardnekkig misverstand dat je vooral moet blijven praten: stiltes kunnen namelijk heel krachtig zijn, mits je ze op de juiste momenten gebruikt. Met stiltes kun je de spanning opvoeren (je benadrukt dan met je stilte dat er iets belangrijks komt), maar je kunt je publiek zo ook de gelegenheid geven om je boodschap binnen te laten komen.

 

Winston Churchill was tijdens zijn vele speeches een meester in het toepassen van stiltes. Luister via YouTube eens naar één van zijn redevoeringen en let er dan op hoe hij pauzes inzet om het publiek te overtuigen. In het fragment ‘We shall fight on the beaches’ weet hij zo na iedere zin de ernst van de situatie te benadrukken. 

 

3. Laat je publiek vragen stellen

 

Door je publiek vragen te laten stellen, versterk je de interactie met dat publiek. Dat heeft echter ook een keerzijde: als je een monoloog houdt, weet je precies wat er gaat gebeuren. Laat je je publiek vragen stellen, dan is er een risico dat je de controle kwijtraakt en dat kan je erg onzeker maken, vooral als je een minder ervaren spreker bent. Dat neemt echter niet weg dat vragen vanuit het publiek vaak een meerwaarde hebben voor een presentatie. En als het een onderwerp is dat je beheerst, hoef je hier ook geen angst voor te hebben. Bovendien kun je tijdens je voorbereiding alvast nadenken over de vragen die je zou kunnen verwachten en welke antwoorden je dan kunt geven.

 

Meer ervaren sprekers verstaan de kunst om tijdens een presentatie de discussie aan te jagen door zélf vragen te stellen. De reacties van het publiek geven dan aanknopingspunten om de presentatie verder vorm te geven. Zorg er in zo’n situatie wel voor dat je de regie houdt en dat je kaders stelt om te voorkomen dat de presentie uit de hand loopt.

 

Als je kritische vragen verwacht, kun je ervoor kiezen om pas na afloop van je presentatie vragen te laten stellen. Dan kun je in elk geval je verhaal ongestoord afmaken en loop je niet het risico om tijdens je presentatie uit je evenwicht te worden gebracht. En dat risico is er wel degelijk, want kritische vragen kunnen een ontwrichtend effect hebben op je presentatie. Let er verder op dat je bij de beantwoording van een kritische vraag laat merken dat je de onvrede van de vraagsteller onderkent. Veel sprekers zijn geneigd om meteen een inhoudelijk antwoord te gaan geven, terwijl een kritische vraag vaak niet over de inhoud gaat.

 

Verder is het bij kritische vragen belangrijk om de kritiek niet persoonlijk op te vatten. Laat je bovendien niet verleiden tot een impulsieve reactie, maar neem de tijd om na te denken. Je kunt extra bedenktijd ‘kopen’ door vragen te stellen als: ‘Wat bedoelt u hier precies mee?’ en ‘Kunt u dat toelichten?’

 

Bovendien dwing je de vraagsteller hiermee te verduidelijken wat hij met de vraag wil bereiken. Als duidelijk is dat een vraagsteller helemaal niet op een inhoudelijke reactie zit te wachten maar vooral zijn onvrede wil uiten, nodig hem/haar dan uit om na afloop van de presentatie verder te praten.

Bronvermelding

Bij het schrijven van dit hoofdstuk is gebruik gemaakt van de volgende bronnen:

Presentatie|Carrièretijger. (z.d.). https://www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/mondeling/modellen/presentatie

Van den Berg, R. (2021). De kracht van een stilte in een presentatie. Sprekenleren.nl https://sprekenleren.nl/nieuws/kracht-stilte-presentatie/
Vijftien tips voor goed presenteren - Studiemeesters. (2021, 8 november). Studiemeesters. https://www.studiemeesters.nl/studietips/vijftien-tips-voor-goed-presenteren/